Maître Pierre-Alain GOURION, Avocat au barreau de Bruxelles et de Lyon, Conseiller du commerce extérieur de la France
Animateur :
Sylvain
GROS-DÉSIRS, Président de l'AFDCC
Délégations de pouvoirs, délégations de signatures : quels enjeux ? |
Les Echos titraient, le 7 décembre, sur l’inquiétude des entreprises face aux perspectives d’élargissement de la responsabilité pénale des personnes morales.
Aujourd’hui, 60 % des infractions que ces entreprises commettent sont d’ordre financier. Or à partir du 1er janvier 2006, tous les types de crimes et délits pourront leur être reprochés. La Chambre de Commerce et d’Industrie de Paris a réagi à cette réforme en affirmant que, dans les faits, les entreprises sont déjà pénalement responsables des infractions commises pour leur compte par leurs organes ou leurs représentants. La Cour de Cassation, par sa jurisprudence, tend à élargir cette responsabilité aux actes commis dans le cadre d’une délégation de pouvoir.
Il est donc important de rappeler aujourd’hui la règle en matière de délégation de pouvoirs et de signature, ainsi que ses enjeux, qu’il s’agisse de notre pratique quotidienne ou de la mise en cause éventuelle de notre responsabilité. Tel est précisément l’objet de l’intervention de Maître GOURION, Avocat aux Barreaux de Bruxelles et de Lyon et Conseiller au Commerce extérieur.
Maître GOURION :
Au-delà de la théorie et de la jurisprudence, votre pratique quotidienne constitue le cœur de notre questionnement sur la délégation de pouvoirs et de signature.
Cette interrogation part du constat suivant : le dirigeant d’une entreprise qui atteint une taille critique n’a pas les moyens techniques et organisationnels de tout signer, bien qu’il soit juridiquement responsable de tout. Le système de la délégation en tire sa nécessité. Pour autant, il donne parfois lieu à divers abus.
Par conséquent, il convient de bien connaître la loi et la jurisprudence sur cette question, afin d’avoir une vision claire des pouvoirs et des responsabilités tant du délégant que du délégataire. Si notre droit pénal général parvient à délimiter précisément ce qui relève d’une infraction, notre droit économique est en revanche marqué par un grand flou, qui peut donner lieu à de nombreuses interprétations. Cette imprécision constitue une menace sérieuse pour la cohérence de notre système juridique.
I – Le concept de « délégation »
1. Définition
La délégation de signature est la possibilité offerte à un cadre dit « délégataire » de signer des actes et des documents en lieu et place de son dirigeant « délégant ». La délégation de pouvoir correspond, elle, plus généralement à un transfert de compétences entre un dirigeant et un « préposé » de l’entreprise. C’est ainsi que vous êtes amenés dans votre pratique quotidienne à signer des chèques ou des documents, ou encore à représenter votre entreprise lors d’une procédure judiciaire.
Dans quelle mesure les « délégataires » répondent-ils, en cas de faute, des actes commis dans le cadre de ces délégations ? Sur ce point, la loi, qui n’interdit explicitement aucune sorte de délégation de pouvoir, est relativement muette : les textes en la matière se focalisent généralement sur des types de délégations spécifiques, dans les domaines de l’hygiène et de la sécurité ou encore de l’environnement et du droit du travail.
2. Conditions de validité
Face au silence de la loi, c’est à partir de la jurisprudence des tribunaux que nous pouvons répondre à cette question. Celle-ci a commencé par mettre en place les conditions formelles de validité de la délégation. Leur strict respect peut donc amener à la mise en jeu de la responsabilité du credit manager dans le cadre d’une délégation qui doit être, aux yeux du juge :
- Etablie entre le représentant légal de la société et un préposé qui doit être nécessairement salarié de l’entreprise
Elle doit être fondée sur un rapport hiérarchique au sein de l’entreprise. Par exemple, si la délégation de signature est concédée au représentant d’un Groupement d’Intérêt Economique (GIE) non-salarié de l’entreprise, elle n’est pas valide pour un tribunal.
- Sans équivoque, « certaine et exempte d’ambiguïté »
Si l’écrit n’est pas lui-même une condition de validité (la délégation peut être non-écrite, de même qu’un contrat de travail), il reste fortement recommandé afin de pouvoir servir de preuve de la délégation. Néanmoins, dans la pratique, de nombreux documents établissant des délégations de pouvoir sont sujets à l’interprétation, qui est alors du ressort des juristes, avocats et magistrats. Ces derniers en auront d’ailleurs souvent une interprétation restrictive.
- Bien déterminée, limitée dans le temps, et soumise à une certaine publicité.
Enfin, dans le cadre de la négociation, le délégataire n’est jamais juridiquement tenu d’accepter une délégation, surtout lorsqu’il estime qu’elle implique trop de responsabilités pour trop peu de moyens, notamment en termes de budget et d’effectifs. Néanmoins, l’application de ce principe dépend des rapports de force au sein de l’entreprise et de la fonction sollicitée : un Directeur Général ou un Secrétaire général, dont le contenu-même du poste qu’ils occupent est tout entier une délégation de pouvoir, ne pourront la refuser sans renoncer de facto à leur emploi.
C’est en tout cas un point sur lequel la jurisprudence n’est pas nette : certains arrêts postulent l’obligation légale d’une acceptation écrite de la délégation ; d’autres n’en font pas mention. En tout état de cause, le chef d’entreprise a intérêt à ce que cette délégation soit acceptée explicitement et incontestablement. Du côté du salarié, ce point est moins évident. En cas de litige, le délégataire peut de toute manière se prévaloir de l’irrespect des conditions de validité de la délégation. Le dirigeant, lui, doit apporter la preuve de l’existence et de la validité de cette délégation.
3. Principes concrets
Dans quels cas concrets va-t-on pouvoir mettre en jeu la responsabilité du délégataire ?
La délégation, une fois consentie, aboutit à transférer la responsabilité du délégant vers le délégataire. Cependant, ce dernier va aussi être tenu pour responsable des fautes commises par ses propres subordonnés, y compris en son absence. De son côté, le credit manager, délégataire, ne peut voir sa responsabilité engagée en dehors de l’abus de fonction.
a. Le cas de l’implicite
Dès lors que le dirigeant ne prend pas part directement aux actes répréhensibles qui sont en cause, il ne peut être tenu pour pénalement responsable des fautes commises par son préposé. Or chacun sait que, parfois, un dirigeant formule certaines demandes sans les exprimer clairement. Le délégataire doit dès lors s’assurer de les avoir bien comprises, car le non-dit peut être extrêmement dangereux pour lui. On connaît bien ce type de situations dans le monde politique, où les instructions officieuses sont souvent bien plus significatives que le discours officiel. Une fois les irrégularités commises et assumées par le subordonné, elles ne sont susceptibles d’êtres reprochées qu’à lui seul, en l’absence de toute explication écrite du dirigeant. Dans les cas les plus sensibles, il faut absolument tenter d’obtenir cette explication au préalable, notamment en adressant au délégant une demande par mail ou par fax afin d’obtenir une preuve écrite. Cette démarche est certes délicate dans le cadre des rapports d’entreprises, dans un monde où la discrétion est de mise, mais ce point peut se discuter au cas par cas.
Dans le cas contraire, si un dirigeant a connaissance de pratiques illégales de son délégataire mais s’abstient d’intervenir, sa responsabilité est évidemment engagée. C’est pourquoi, dans l’hypothèse d’un litige, il est essentiel pour le délégataire d’avertir le délégant par écrit.
b. Le principe de compétence
En cas de délégation de signature, tout acte signé est considéré comme signé par le dirigeant. S’il excède le cadre de la délégation ou l’exerce après la révocation de cette dernière, le délégataire engage sa responsabilité, en particulier à l’égard des tiers.
Si une délégation est délivrée à un individu qui n’en a manifestement pas les compétences, le tribunal engagera la responsabilité de l’employeur. Certaines délégations d’ordre technique nécessitent des compétences spécifiques (hygiène, pollution). Dans cette logique, si le délégataire le requiert, l’entreprise est tenue de lui assurer une formation adéquate.
c. La subdélégation dans les grandes entreprises
L’organisation hiérarchique des grandes entreprises se caractérise, quant à elle, par une « cascade » de délégations : c’est le principe de subdélégation, qui obéit aux mêmes règles que la délégation. Il s’agit alors pour le délégataire de subdéléguer une partie de ses compétences, ce qu’il peut faire sans l’aval de son délégant. Le credit manager qui subdélègue ainsi ses compétences devra néanmoins s’assurer des compétences, de l’autorité et des moyens de son délégant, de la même façon que son employeur devait s’en assurer à son égard.
4. La jurisprudence
La jurisprudence qui nous intéresse s’est surtout exercée en matière de gestion des créances, du fait de ses enjeux financiers très importants.
En particulier, dans un arrêt « Chef du service contentieux de la Compagnie européenne de crédit aux entreprises », la Cour de Cassation a éteint une créance dont elle a jugée la déclaration irrégulière, retenant qu’aucun pouvoir n’avait été produit dans le délai légal d’un an à la partie débitrice.
Par ailleurs, dans une autre décision de 1997 « Chef du service contentieux de la société SIAL », la Cour a affirmé que le seul fait pour le délégataire d’occuper une fonction salariée dans l’entreprise, prévoyant dans sa convention collective la délégation de pouvoir, ne suffisait pas à établir celle-ci. En l’espèce, cette délégation générale donnait à un chef du contentieux pouvoir de rédiger et de signer tous les « actes afférents à sa fonction ». Arguant du manque de précision de la délégation, la Cour a jugé que la revendication d’une créance auprès d’un juge commissaire n’entrait pas dans les attributions d’un chef du contentieux – qui n’est pas avocat - et a donc validé le rejet de la créance en première instance et sa confirmation en appel.
La Cour a considéré également que le directeur général d’un établissement public tel que l’OPAC n’est pas assimilé à un chef d’entreprise et excède ses pouvoirs en opérant une délégation globale de signature. En revanche, dans une décision de 2001, elle a fait droit à la créance fiscale d’un contrôleur des impôts, nanti d’une délégation du receveur principal, estimant que cette présentation de créance, qui équivaut à une demande en justice, entrait pleinement dans ses attributions.
Enfin, d’après une décision de 2002, lorsque l’identité du signataire de la déclaration de créances est contestée, c’est à la personne morale créancière de prouver que celui-ci est bien son préposé nanti d’une délégation de pouvoir.
II. Débat avec la salle
Sylvain GROS-DESIRS
Une délégation non-équivoque doit-elle lister précisément l’ensemble de son domaine d’application ?
Maître GOURION
Tout dépend de la position que l’on occupe. Le credit manager, qui est en position de délégataire, aura intérêt à ce que celle-ci soit la plus précise possible. Au contraire, le patron qui est délégant sera plutôt désireux d’une délégation la plus large, sans être cependant sujette à une ambiguïté qui pourrait l’invalider devant un tribunal.
De la salle
Pour ma part, je fais l’objet d’une délégation de pouvoir très précise, qui se limite à la gestion des créances de mon entreprise, qui est une PME. Le directeur général de cette société a donné mandat au responsable France pour m’accorder cette délégation. Elle est datée mais non limitée dans le temps : c’est pourquoi je demande une mise à jour tous les deux ou trois mois afin d’éviter les problèmes que vous avez évoqués.
Maître GOURION
Y-a-t-il des cas de délégation générale ? C’est davantage le cas des secrétaires généraux mais si un credit manager fait l’objet de ce type de délégation, on peut se demander s’il a intérêt à faire préciser le cadre par le délégant ou si, au contraire, il n’est pas préférable pour lui de laisser les choses de l’état, de manière à ce que la délégation ne lui soit pas opposable en cas de faute.
De la salle
Je suis secrétaire général. A notre sens, notre attitude dépend essentiellement de celui qui va contester la délégation, selon qu’il s’agit d’un tiers ou du délégataire lui-même.
Maître GOURION
Dans mon optique, ce sera essentiellement le délégataire, dont la responsabilité est mise en cause et qui, pour assurer sa défense, pourrait arguer des conditions de validité de la délégation qu’il a reçue.
Sylvain GROS-DESIRS
En cas de délégation, la notion de « responsable mais pas coupable » existe-elle ?
Maître GOURION
Dans l’esprit de la femme politique qui l’a prononcée, cette phrase signifiait qu’elle était forcément responsable en tant que ministre mais qu’elle n’était pas coupable, ne connaissant pas techniquement le dossier dans lequel elle était incriminée. Par analogie, on peut tout à fait l’adapter à la position du délégataire vis-à-vis de ses subordonnés : il peut être responsable de leurs fautes mais ne pas en être coupable techniquement parlant.
Sylvain GROS-DESIRS
La délégation de pouvoir et de signature doit-elle être validée par le Conseil d’administration ?
Maître GOURION
C’est certainement une bonne mesure, à la fois pour l’employeur et le salarié, mais, à ma connaissance, il n’y a pas d’exigence légale en la matière.
De la salle
En matière de recouvrement de créances, on joint souvent au dossier, à la demande de la partie débitrice, une photocopie de la délégation. Cependant, on nous demande parfois de fournir l’original. Pourquoi ? En réalité, n’est-ce pas là simplement un signe de mauvaise volonté dans la mesure où, dans une grande entreprise, il est impossible de produire un grand nombre d’originaux du même document ?
Maître GOURION
En matière judiciaire, la production d’une pièce originale est une obligation, aujourd’hui encore plus qu’hier du fait des risques d’usage de faux qui se trouvent accrus par les nouvelles technologies. Juridiquement, une photocopie, un mail ou une télécopie ne constituent qu’un commencement de preuve par écrit. Mais naturellement, c’est aussi une façon pour le représentant des débiteurs de « jouer la montre ».
De la salle
Il est vrai que les mandataires sont très tatillons et s’attachent davantage à prouver le vice de forme dans l’octroi de la délégation plutôt que l’invalidité éventuelle de la créance.
Maître GOURION
C’est effectivement une tendance. Vous savez que les mandataires judiciaires reçoivent une dizaine de dossiers par semaines et sont rémunérés sur la réalisation de l’actif. Rien n’empêche, dans ce type de cas, de prévenir par une démarche collective le juge-commissaire des manœuvres dilatoires de l’administrateur.
De la salle
Comment peut-on connaître les autres fournisseurs qui, sur une affaire, ont vu leur créance rejetée ?
Maître GOURION
Il suffit de demander l’état des créances au greffe du tribunal. Parfois, celui-ci est disponible en format électronique. Dans certains tribunaux, la décision, une fois rendue, peut être publiée sur le site Internet du greffe le jour même.
Quoi qu’il en soit, le regroupement des créanciers est très important pour faire valoir ce type d’arguments.
De la salle
Le délégataire doit-il formaliser par écrit son acceptation de la délégation ou le simple fait d’avoir agi dans le cadre de cette dernière vaut-il acceptation d’office sans contestation possible ?
Maître GOURION
La jurisprudence n’est pas univoque sur ce point. Un arrêt de la Cour de Cassation affirme que la délégation doit être formellement acceptée mais d’autres arrêts ne l’exigent pas. Une acceptation par écrit permet au chef d’entreprise d’apporter la preuve de cette délégation. A chacun, dès lors, de prendre ses responsabilités et de déterminer s’il souhaite clarifier la situation de cette manière.
De la salle
La signature électronique est-elle admise ?
Maître GOURION
Elle est à présent admise à condition de respecter certaines normes techniques. Quant aux règlements de créances par voie électronique, pour êtres validés, ils doivent être sécurisés selon des normes très précises.
De la salle
Dans mon entreprise, nous faisons signer à l’avance un certain nombre de pouvoirs par le P-DG avec le nom d’un débiteur en blanc. Le P-DG peut-il contester ce type d’actes ?
Maître GOURION
Non, je ne crois pas. Il signe, en toute connaissance de cause, des documents en blanc ; il lui est donc impossible de contester quoi que ce soit.
De la salle
La délégation peut-elle se présumer à partir des fonctions habituelles exercées par un credit manager ou doit-on obligatoirement joindre à cette fin une annexe précise au contrat de travail ?
Maître GOURION
Je vois deux réponses. Dans le cas où un contrat de travail prévoit une délégation précise dans des domaines bien spécifiés et que, par un usage propre à l’entreprise, il me soit demandé d’assumer une fonction qui n’est pas prévue dans la convention, il vaut mieux dès lors revenir vers le chef d’entreprise pour lui demander un élargissement officiel de cette délégation.
L’autre versant de votre propos, ce sont les pouvoirs intrinsèquement liés à une fonction. Un credit manager gère des règlements de créances et certaines activités découlent logiquement de la fonction. Par ailleurs, une description du poste peut éclairer sur ce qui est réellement attendu de son titulaire.
De la salle
Je voudrais faire une observation sur la question du document original. C’est effectivement une tendance actuelle, poussée parfois à l’extrême puisque certains de nos clients ou de nos partenaires, comme les compagnies d’assurance-crédit, exigent parfois de nous des RIB originaux. Si cela est rare et provient souvent d’un excès de zèle, il y a en tout cas un vrai problème lié à la falsification des documents, telle que les nouvelles technologies la permettent.
Maître GOURION
Bien que délivré par une banque, un RIB n’est pas un document signé ; une telle exigence semble tout à fait incongrue et relève incontestablement d’un excès de formalisme.
De la salle
Je reviens sur la notion d’original exigé par un mandataire. Pour ma part, j’ai un seul pouvoir et un seul original. Comment pourrai-je m’en défaire si, par exemple, le responsable légal, en voyage à l’étranger, est dans l’incapacité de m’en produire un nouveau ?
Maître GOURION
Si, pour ce type de motif, on est en droit de rejeter la créance, il convient de s’organiser, en constituant par exemple un stock d’originaux.
De la salle
Maintenant que le service qui était chargé d’établir des copies certifiées conformes n’existe plus dans les mairies, peut-on déléguer dans l’entreprise la certification de conformité d’une copie ?
Maître GOURION
Nous avons le même problème avec les huissiers qui demandent systématiquement une « grosse », c’est-à-dire l’original du jugement, en vue d’exécuter celui-ci. Or comme il n’y en a qu’une, nous leur transmettons des copies certifiées conformes mais certains huissiers exigent à tout prix la grosse, que nous finissons par leur délivrer. Mais si l’huissier n’a aucun intérêt à agir ainsi, le mandataire, lui, peut, faute d’original, éliminer ainsi un certain nombre de créances. Il faut donc lui fournir un original pour ne prendre aucun risque.
De la salle
Qui doit signer les extraits de comptes qui justifient la créance ? Est-ce le comptable ou notre seul paraphe suffit-il ?
Sylvain GROS-DESIRS
Personnellement, je les signe et je n’ai jamais rencontré de problème.
Par ailleurs, dans quelle mesure un credit manager refusant de signer un chèque qu’il juge douteux peut-il être sanctionné ?
Maître GOURION
Il doit produire un écrit justifiant son action, pour se constituer une preuve et éviter que ces faits servent de motif à un licenciement.
De la salle
Si, à l’inverse, il endosse pour l’entreprise un chèque douteux, peut-on l’en tenir pour responsable ?
Maître GOURION
Non, à moins que son montant soit réellement inhabituel ou qu’il en ait été averti au préalable.
De la salle
Qu’en est-il de la responsabilité du credit manager, lorsqu’il accorde une caution à une société filiale ?
Maître GOURION
C’est un domaine d’action très périlleux, dans lequel il faut impérativement être couvert par le Conseil d’administration.
De la salle
Dans ce type de cas, le credit manager travaille de concert avec le commercial. Or nous sommes souvent débordés par le commercial. Ainsi, si ce dernier le met devant le fait accompli en réalisant l’action avant d’obtenir la caution, quelle peut-être la responsabilité du credit manager en interne, par exemple s’il a la responsabilité de mettre en place un warning bloquant ?
Maître GOURION
On ne peut rien reprocher au credit manager en tant que tel. Toutefois, s’il a la responsabilité de mettre en place ce type de warning bloquant et qu’il ne l’a pas fait, sa responsabilité est engagée. En l’absence de ce mécanisme, c’est le processus interne de contrôle qui est défaillant et non le credit manager.